Jeżeli chcemy mieć świadomość, że nie przeoczymy żadnych ważnych pism, to powinniśmy okupić się w teczki konferencyjne. Będziemy mieli szansę w nich włożyć wszystkie najważniejsze pisma, które będą dotyczyły poruszanej na spotkaniu sprawy, będziemy mieli szansę w nie włożyć czyste kartki na których będziemy mieli szansę umieszczać najważniejsze informacje.